Den 1. juli 2022 trådte åpenhetsloven i kraft i Norge. Lovens formål er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og sikre allmenheten tilgang til informasjon om virksomhetens arbeid med disse forholdene.
Gjennom åpenhetsloven er Polaris Media Vest AS som selskap forpliktet til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer, og redegjøre for disse i en rapport som skal offentliggjøres senest 30. juni hvert år.
Selskapet er morselskap til ulike selskaper som driver medie-, trykkeri-, og distribusjonsvirksomhet, og er en del av mediekonsernet Polaris Media. Polaris Media er et av Skandinavias største mediehus- og trykkerikonsern, og omfatter en rekke lokale og regionale mediehus i Norge og i Sverige. I tillegg omfatter konsernet trykkerivirksomhet og distribusjonsvirksomhet, gjennom lokale og regionale trykkeriselskaper og distribusjonsselskaper som leverer tjenester til bl.a. mediehusene. Det vises til øvrige deler av årsberetningen for nærmere beskrivelse av selskapets virksomhet.
I tillegg til at konsernspissen Polaris Media ASA er omfattet av åpenhetsloven, er enkelte av selskapene i konsernet, herunder Polaris Media Vest AS, selvstendig omfattet av åpenhetsloven grunnet sin størrelse. Polaris Media Vest AS sitt arbeid med å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og leverandørkjeden, er organisert sentralt på konsernnivå.
I tråd med åpenhetsloven § 5 er det for konsernet utarbeidet en redegjørelse for aktsomhetsvurderinger knyttet til virksomhetens faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vurderingene og redegjørelsen er foretatt på konsernnivå, og dekker Polaris Media Vest AS sin virksomhet og leverandørkjeder. I konsernets redegjørelse er den generelle beskrivelsen av organisering og retningslinjer dekkende for Polaris Media Vest AS for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det vises særlig til Polaris Medias strategiske retningslinjer for samfunnsansvar, som gjelder for hele konsernet, inkludert Polaris Media Vest AS. De strategiske retningslinjene for samfunnsansvar forplikter Polaris Media og Polaris Media Vest AS til å drive virksomhet i tråd med menneskerettighetene og arbeidslivsstandarder.
Følgende redegjørelse etter åpenhetsloven § 5 beskriver hvilke vesentlige risikoer som er identifisert og hvilke tiltak som er iverksatt som følge av de identifiserte risikoområdene for Polaris Media Vest AS. Redegjørelsen dekker tidsperioden 1. januar 2023 til 31. desember 2023.
IDENTIFISERTE VESENTLIGE RISIKOER FOR POLARIS MEDIA VEST AS
- Arbeidsforhold og risiko for sosial dumping i leverandørkjeden til den norske distribusjonsvirksomheten: Innenfor den norske distribusjonsvirksomheten er en andel av budtjenestene utkontraktert, hvilket innebærer at de som utfører budtjenestene er selvstendige oppdragstakere. Dette kan være enkeltpersoner eller selskaper med egne ansatte. I bud- /varebilbransjen er det kjente risikoer knyttet til bl.a. irregulære arbeidsforhold, skatte- og avgiftsunndragelser, sosial dumping og komplekse leverandørkjeder.
- Personvern og datasikkerhet i håndteringen av persondata: En stor andel av mediehusenes abonnenter er helt eller delvis digitale abonnenter. Via mediehusenes digitale flater brukes data om brukerne til bl.a. å tilby relevant redaksjonelt og kommersielt innhold, gode brukeropplevelser og konkurransedyktige annonseprodukter. Økosystemet knyttet til digital annonsering er komplekst, med kjente risikoer innenfor personvern og datasikkerhet, bl.a. forbundet med aktører som driver innsamling og bruk av data på tvers av internett på en måte som ikke brukere kan kontrollere eller forstå.
- Innsatsfaktorer i trykkerivirksomheten: Trykkerivirksomheten har leverandører som produserer trykkplater, stiftetråd, trykkfarge og papir. I produksjonskjeden av slike innsatsfaktorer er det kjente risikoer forbundet med utvinningen og produksjonen av de råvarene som brukes, slik som bl.a. metall og trevirke. Dette er prosesser som er forbundet med risiko for brudd på menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. For høyrisikoområder er bl.a. dårlige eller farlige arbeidsforhold, lave lønninger, negativ innvirkning på urfolks rettigheter og mangel på fagforeningsrettigheter kjente risikoer.
- Arbeidsforhold for frilansjournalister: Det er en generell bransjerisiko for at frilansjournalister ikke har regulære og formaliserte arbeidsforhold. Bransjeundersøkelser viser at frilanseres kan oppleve dårlige økonomiske vilkår, inkludert lav lønn, lite ferie og høy arbeidsbelastning.
På bakgrunn av de kjente risikofaktorene knyttet til produktene/tjenestene beskrevet ovenfor, er disse områdene prioritert som de mest vesentlige i det videre arbeidet. På nåværende stadium er det ikke identifisert faktiske negative konsekvenser i egen virksomhet eller i leverandørkjeden, men risikoene som beskrevet ovenfor er potensielle. Arbeidet med å håndtere risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er et kontinuerlig arbeid. I den grad det gjennom dette arbeidet med aktsomhetsvurderinger avdekkes ytterligere vesentlige risikoer, vil disse også prioriteres.
IVERKSATTE TILTAK
Innen alle risikoområdene som er identifisert ovenfor, er det allerede etablert rutiner og retningslinjer som skal redusere risiko for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Distribusjonsvirksomheten har kontrakter og kontrollrutiner med leverandørene som stiller krav til overholdelse av arbeidsmiljølov og skatte- og avgiftsregelverk. Det er også et tett samarbeid med leverandørene for å redusere risiko for negativ påvirkning og avdekke avvik. Det siste året er det igangsatt tiltak for å styrke samarbeidet med leverandørene og kontrollrutinene ytterligere. Målet med dette er å forebygge og avdekke negativ påvirkning, og oppnå reell forbedring i leverandørkjeden. I 2023 er det tatt et risikobasert utvalg av leverandørene innenfor distribusjon for videre oppfølging. Som en del av undersøkelsene og oppfølgingen er det etterspurt dokumentasjon knyttet til innbetaling av skatter og avgifter, arbeidsavtaler, innmelding i A-register og HMS arbeid. Undersøkelsene har avdekket at flere av leverandørene har mangler og i disse tilfellene har Polaris Media gitt leverandørene veiledning og rimelig tid til å rette opp i avdekkede forhold. Det er ikke avdekket faktisk negativ påvirkning som del av undersøkelsene som er gjort i 2023.
Innenfor digital annonsering har Polaris Media retningslinjer for annonsørers bruk av persondata i digital annonsering. Formålet med retningslinjene er å regulere hva annonsører har tillatelse til å samle av informasjon om brukere fra mediehusenes digitale tjenester. Retningslinjene er etablert som del av samarbeid gjennom Mediebedriftenes Landsforening, som er bransjeorganisasjonen for norske publisister. Retningslinjene inkluderer bl.a. forbud mot at tredjeparter kan samle inn opplysninger om brukerne til å bygge og berike egne profiler, som brukes videre i annen markedsføring. Videre er det satt begrensninger med tanke på hvilke
leverandører/samarbeidspartnere som tillates å ha tilstedeværelse på mediehusenes nettsider. Arbeidet med å ivareta personvern og datasikkerhet i egen virksomhet, og i leverandørkjeder, har høy prioritet i konsernet. Det jobbes også kontinuerlig med å gi brukerne god informasjon og mulighet til å kontrollere hvordan deres data samles og brukes, for å sikre åpenhet.
Trykkerivirksomheten bruker hovedsakelig store nordiske leverandører, eller europeiske. Flere av disse har selv forpliktet seg på selskapsnivå til å arbeide aktivt med bærekraft, menneskerettigheter og sosial ansvarlighet, og har egne strategier for dette.
Som del av arbeidet med å fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden skal innkjøps- og kontraktsrutinene gjennomgås og oppdateres. Polaris Media har jobbet på konsernnivå med å forbedre retningslinjer, rutiner og policyer for innkjøp og leverandøroppfølging. Det er utarbeidet en ny innkjøpspolicy med tilhørende prosedyre som skal bidra til at hensyn til mennesker, samfunn og miljø ivaretas i valg av leverandører. Innkjøpsprosedyren omfatter hensyn for å redusere identifiserte risikoer i leverandørkjeden, eksempelvis knyttet til personvern. Målet med dette arbeidet var å sikre at de etiske retningslinjene er oppdaterte, forankret og implementert i hele konsernet, og at de formidles ved inngåelse av leverandørkontrakter. Videre arbeid skal sikre gode rutiner på tvers av konsernet knyttet til innkjøp og oppfølging av leverandører.
PLANLAGTE TILTAK
Fremover skal Polaris Media videreføre arbeidet med identifiserte risikoer for å reelt fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, både i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Nedenfor beskrives planlagte tiltak for å redusere identifiserte risiko for distribusjonsvirksomheten. Gjennomføringen av disse tiltakene vil gi verdifull innsikt og bidra til en mer presis vurdering av risikonivået, som igjen vil kunne bidra til å identifisere om det er behov for ytterligere risikoreduserende tiltak:
- Fortsette med risikobasert leverandøroppfølging og etablerte kontrollrutiner i distribusjonsvirksomheten. Risiko knyttet til mulige irregulære arbeidsforhold hos leverandører, herunder arbeidstid og risiko for overtid uten kompensasjon vil få ekstra oppmerksomhet.
- Leverandører som har blitt identifisert med mangler, og som har behov for videre veiledning skal følges opp særskilt.
- Videreføre arbeidet med personvern og datasikkerhet i egen virksomhet og leverandørkjede.
- Innhente redegjørelser fra leverandører til trykkerivirksomheten for å forbedre kartleggingen av risiko og vurdere behovet for ytterligere tiltak knyttet til innsatsfaktorene som brukes.
- Implementere ny innkjøpspolicy og prosedyre både i konsernspissen og i datterselskapene. Dette skal bidra til å forbedre identifiseringen av risiko som er relevant for Åpenhetsloven og gjøre konsernet i bedre stand til å tidlig kunne identifisere brudd på, eller risiko for, negativ påvirkning av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Implementering av prosedyren vil i tillegg gi Polaris Media mer informasjon om risikonivået knyttet til innkjøp som gjøres på tvers av konsernets enheter.
- Journalistene i Polaris Media er i all hovedsak faste ansatte. Bruk av frilansere gir mediehusene nødvendig fleksibilitet for å innfri sitt samfunnsoppdrag. Det arbeides med standardisering og etablering av konsernfelles rutiner, retningslinjer og kontrakter for frilansere. Disse skal bidra til at frilanserne får tydelig beskrivelse av arbeidsomfang og arbeidstid samt tilgang til nødvendige ressurser.
Ytterligere informasjon om hvordan Polaris Media håndterer risikoen for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, kan fås ved henvendelse til apenhetsloven@polarismedia.no.