Den 1. juli 2022 trådte åpenhetsloven i kraft i Norge. Lovens formål er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og sikre allmenheten tilgang til informasjon om virksomhetens arbeid med disse forholdene.
Gjennom åpenhetsloven er Polaris Trykk Arendal AS bl.a. forpliktet til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer, redegjøre for disse i en rapport som skal offentliggjøres senest 30. juni hvert år.
Selskapet er en del av mediekonsernet Polaris Media. Polaris Media er et av Skandinavias største mediehus- og trykkerikonsern, og omfatter en rekke lokale og regionale mediehus i Norge og i Sverige. I tillegg omfatter konsernet trykkerivirksomhet og distribusjonsvirksomhet, gjennom lokale og regionale trykkeriselskaper og distribusjonsselskaper som leverer tjenester til bl.a. mediehusene. Det vises til øvrige deler av årsberetningen for nærmere beskrivelse av selskapets virksomhet.
I tillegg til at konsernspissen Polaris Media ASA er omfattet av åpenhetsloven, er enkelte av selskapene i konsernet, herunder Polaris Trykk Arendal AS, selvstendig omfattet av åpenhetsloven grunnet sin størrelse. Vår hovedvirksomhet består av trykking av aviser og tilhørende produkter. Vi opererer kun i Norge, og har ingen virksomhet utenfor Norge.
I tråd med åpenhetsloven S 5 er det for konsemet utarbeidet en redegjørelse for aktsomhetsvurderinger knyttet til virksomhetens faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vurderingene og redegjørelsen er foretatt på konsernnivå, og dekker Polaris Trykk Arendal AS sin virksomhet og leverandørkjeder. I konsernets redegjørelse er den generelle beskrivelsen av organisering og retningslinjer dekkende for Polaris Trykk Arendal AS organisering og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det vises særlig til Polaris Medias strategiske retningslinjer for samfunnsansvar, som gjelder for hele konsernet, inkludert Polaris Trykk Arendal AS. De strategiske retningslinjene for samfunnsansvar forplikter Polaris Media og Polaris Trykk Arendal AS til å drive virksomhet i tråd med menneskerettighetene og arbeidslivsstandarder.
Følgende redegjørelse etter åpenhetsloven S 5 beskriver hvilke vesentlige risikoer som er identifisert og hvilke tiltak som er iverksatt som følge av de identifiserte risikoområdene for Polaris Trykk Arendal AS. Redegjørelsen dekker tidsperioden 1. januar 2023 til 31. desember 2023.
IDENTIFISERTE VESENTLIGE RISIKOER FOR POLARIS TRYKK ARENDAL AS
- Innsatsfaktorer i trykkerivirksomheten: Trykkerivirksomheten har leverandører som produserer trykkplater, stiftetråd, trykkfarge og papir. I produksjonskjeden av slike innsatsfaktorer er det kjente risikoer forbundet med utvinningen og produksjonen av de råvarene som brukes, slik som bl.a. metall og trevirke. Dette er prosesser som er forbundet med risiko for brudd på menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. For høyrisikoområder er bl.a. dårlige eller farlige arbeidsforhold, lave lønninger, negativ innvirkning på urfolks rettigheter og mangel på fagforeningsrettigheter kjente risikoer.
På bakgrunn av de kjente risikofaktorene knyttet til produktene/tjenestene beskrevet ovenfor, er disse områdene prioritert som de mest vesentlige i det videre arbeidet. På nåværende stadium er det ikke identifisert faktiske negative konsekvenser i egen virksomhet eller i leverandørkjeden, men risikoene som beskrevet ovenfor er potensielle. Arbeidet med å håndtere risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er et kontinuerlig arbeid. I den grad det gjennom dette arbeidet med aktsomhetsvurderinger avdekkes ytterligere vesentlige risikoer, vil disse også prioriteres.
IVERKSATTE TILTAK
Innen risikoområdet som er identifisert ovenfor, er det allerede etablert rutiner og retningslinjer som skal redusere risiko for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Trykkerivirksomheten bruker hovedsakelig større nordiske eller europeiske leverandører. Flere av disse har selv forpliktet seg på selskapsnivå til å arbeide aktivt med bærekraft, menneskerettigheter og sosial ansvarlighet, og har egne strategier for dette.
Som del av arbeidet med å fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden skal innkjøps- og kontraktsrutinene gjennomgås og oppdateres. Polaris Media har jobbet på konsernnivå med å forbedre retningslinjer, rutiner og policyer for innkjøp og leverandøroppfølging. Det er utarbeidet en ny innkjøpspolicy med tilhørende prosedyre som skal bidra til at hensyn til mennesker, samfunn og miljø ivaretas i valg av leverandører. Innkjøpsprosedyren omfatter hensyn for å redusere identifiserte risikoer i leverandørkjeden, eksempelvis knyttet til personvern. Målet med dette arbeidet var å sikre at de etiske retningslinjene er oppdaterte, forankret og implementert i hele konsernet, og at de formidles ved inngåelse av leverandørkontrakter_ Videre arbeid skal sikre gode rutiner på tvers av konsernet knyttet til innkjøp og oppfølging av leverandører.
PLANLAGTE TILTAK
Fremover skal Polaris Media videreføre arbeidet med identifiserte risikoer for å reelt fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, både i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Nedenfor beskrives planlagte tiltak for å redusere identifiserte risiko for distribusjonsvirksomheten. Gjennomføringen av disse tiltakene vil gi verdifull innsikt bidra til en mer presis vurdering av risikonivået:
- Implementere ny innkjøpspolicy og prosedyre både i konsernspissen og i datterselskapene. Dette skal bidra til å forbedre identifiseringen av risiko som er relevant for åpenhetsloven og gjøre konsernet i bedre stand til å tidlig kunne identifisere brudd på, eller risiko for, negativ påvirkning av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Implementering av prosedyren vil i tillegg gi Polaris Media mer informasjon om risikonivået knyttet til innkjøp som gjøres på tvers av konsernets enheter.
- Innhente redegjørelser fra leverandører til trykkerivirksomheten for å forbedre kartleggingen av risiko og vurdere behovet for ytterligere tiltak knyttet til innsatsfaktorene som brukes.
Ytterligere informasjon om hvordan Polaris Media håndterer risikoen for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, kan fås ved henvendelse til apenhetsloven@polarismedia.no.